Rapport annuel concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels 2023–2023

Rapport annuel concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels 2022–2023 [PDF 2239 ko]

ISSN 2563-3104

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À propos de la régie de l'énergie du Canada

La Régie de l’énergie du Canada réglemente les pipelines et les lignes de transport d’électricité interprovinciaux et internationaux, les projets d’énergie renouvelable extracôtière, les activités pétrolières ou gazières sur les terres domaniales et le commerce de l’énergie. Sa mission est de réglementer l’infrastructure afin d’assurer l’acheminement sécuritaire et efficace de l’énergie aux Canadiens et ailleurs dans le monde; de protéger l’environnement; de respecter les droits des peuples autochtones; et de fournir des analyses et des informations pertinentes et opportunes sur l’énergie. La Régie relève du ministre de l’Energie et des Ressources
naturelles.

Pour un complément d’information sur la Régie, consultez son site Web.

Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la « Loi ») accorde au public canadien un droit d’accès aux renseignements détenus par le gouvernement fédéral à leur sujet, sous réserve de certaines exceptions particulières. La Loi protège les renseignements personnels au moyen de dispositions concernant la collecte, la conservation, l’utilisation et la communication de ceux-ci.

Conformément à l’article 72 de la Loi, le responsable de chaque institution fédérale établit chaque année un rapport sur l’administration de la Loi après la clôture de chaque exercice. Ces rapports annuels sont déposés devant le Parlement aux termes de ce même article. Le présent rapport décrit comment la Régie de l’énergie du Canada s’est acquittée de ses responsabilités en matière de protection des renseignements personnels durant l’exercice 2022-2023.

Structure organisationnelle

Les demandes de communication de renseignements personnels présentées à la Régie sont traitées par le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (« AIPRP »). Rattaché à l’équipe du gouvernement ouvert, celui-ci relève du vice-président de la gestion des données et de l’information agissant à titre de coordonnateur délégué de l’AIPRP.

Les demandes de communication de renseignements personnels sont le plus souvent transmises à la Régie par courriel et par l’entremise du service en ligne prévu à cette fin. À l’occasion, des demandes lui parviennent aussi par la poste. Dans de tels cas, elles sont entrées dans son système de gestion des dossiers par la section responsable au sein de l’équipe de la gestion des données et de l’information, avant d’être acheminées au bureau de l’AIPRP.

À la fin de l’exercice 2022-23, quatre employés à temps plein de la Régie – un chef de groupe et trois agents d’AIPRP – se consacraient aux activités reliées à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

La Loi sur la Régie canadienne de l’énergie confère au président-directeur général de l’organisme l’autorité pour exercer les pouvoirs et les attributions prévus dans la Loi sur la protection des renseignements personnels. De tout temps, celui-ci délègue ces pouvoirs.

Le bureau de l’AIPRP relève du vice-président de la gestion des données et de l’information, à qui sont délégués les pouvoirs du président-directeur général de la Régie en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La délégation des pouvoirs a changé par rapport à l’exercice précédent. Aux termes de l’ordonnance actuellement en vigueur, les pouvoirs conférés par la Loi sont exercés par trois cadres supérieurs, soit le vice-président de la gestion des données et de l’information (principal coordonnateur de l’AIPRP), le viceprésident des activités systémiques et le viceprésident de l’innovation et des résultats (coordonnateurs auxiliaires). Sur le plan opérationnel, la délégation de pouvoirs à trois personnes assure le traitement et la conclusion des dossiers sans retard indu.

Pour obtenir plus de renseignements statistiques, consultez l’annexe B.

Rendement pour 2022–2023

En 2022-2023, la Régie a reçu deux nouvelles demandes au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels et a reporté une demande de la période précédente.

Des trois demandes fermées pour lesquelles des réponses ont été données pendant la période, deux (66 %) ont été traitées dans le délai de 30 jours prescrit par la Loi.

Au cours des dernières années, la Régie a reçu très peu de demandes de communication de renseignements personnels. Les deux demandes reçues au cours du présent exercice ont donné lieu au traitement de 263 pages et à la communication de 214 pages.

La Régie n’a reçu aucune demande de consultation d’autres institutions ou organisations.

Au cours de 2022-2023, le bureau de l’AIPRP de la Régie a engagé des coûts de 2 099 $ en salaires, et de 49 963 $ en biens et services, pour l’administration de la Loi.

Durant l’exercice 2022-2023, la Régie a fermé trois dossiers. De ce nombre, il n’existait pas de documents dans deux cas et, dans l’autre les documents ont été communiqués.

Au cours de l’exercice 2022-2023, la plupart des tâches ont été accomplies à distance avec un minimum de dérangements. Une ressource contractuelle a été engagé pour compléter l’analyse des dossiers en suspens. Nous prévoyons que tous les dossiers de confidentialité seront terminés d’ici le prochain exercice. La désuétude du logiciel de caviardage et de gestion des dossiers a continué de se répercuter sur les délais de traitement. Le nouveau logiciel dont la Régie a récemment fait l’acquisition, ATIP Express, est censé être entièrement fonctionnel durant l’exercice 2023-2024. Ce logiciel permettra de réduire les délais de traitement.

Pour obtenir plus de renseignements statistiques, consultez l’annexe A.

Formation et sensibilisation

Le bureau de l’AIPRP de la Régie continue de porter un intérêt particulier à la formation. En 2022-2023, il a fourni une formation ciblée dans le cadre de ses activités d’accueil et d’intégration des nouveaux employés et une formation de recyclage annuelle à son personnel et à celui du bureau de première responsabilité. Le télétravail et le recours à de nouvelles technologies adoptées durant la pandémie de COVID-19 se sont poursuivis jusqu’au 31 mars 2023.

Une formation spécialisée sur la Loi sur l’accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels a aussi été offerte par le bureau de l’AIPRP pour répondre aux besoins des agents et des clients. De plus, une formation générale a été donnée pour sensibiliser davantage les employés à leurs responsabilités à cet égard. Dans cette optique, la Régie a revu ses documents de formation sur l’AIPRP (courriel d’attribution de tâches, présentations PowerPoint, conseils pratiques, etc.) afin d’améliorer sa formation et ses communications aux membres de la direction et du personnel.

Durant la période, la Régie a continué d’exiger que tous ses employés et entrepreneurs suivent un cours de base sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (COR502), offert par l’École de la fonction publique du Canada. Ainsi, 29 employés et entrepreneurs de la Régie se sont inscrits à ce cours, qu’ils ont tous réussi.

Outre sa formation en ligne, le bureau de l’AIPRP a fait des présentations à la communauté de pratique des données et organisé des activités d’accueil et d’intégration pour les nouveaux commissaires.

Le bureau de l’AIPRP s’attend à ce que la sensibilisation accrue des employés améliore leur capacité à recueillir des documents, les aide à mieux déceler l’information pouvant être caviardée et leur permette de mieux assister le traitement des demandes. En fin de compte, le but est de communiquer des documents qui répondent aux besoins des demandeurs.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

La documentation et le matériel de formation du programme de l’AIPRP à la Régie ont été mis à jour et rendus accessibles dans son portail des processus, où on trouve aussi des liens menant aux lois, politiques et lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor, ainsi qu’à tout un éventail d’outils d’orientation et de gestion de l’information.

La Régie a fait siennes les lignes directrices sur les atteintes à la vie privée du Conseil du Trésor et s’est employée à intégrer cette démarche à ses processus. Des améliorations qui avaient été recommandées ont été apportées aux politiques pertinentes, comme la Politique sur la gestion de la sécurité.

La Régie a poursuivi l’examen de ses programmes et de toutes ses procédures d’AIPRP dans l’optique de les améliorer et de relever les occasions d’accroître son efficacité dans le traitement des demandes d’accès à l’information et de communication de renseignements personnels.

Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes

Durant l’exercice 2022-2023, aucune nouvelle plainte n’a été déposée au Commissariat à la protection de la vie privée. La Régie continuera à travailler de près avec le Commissariat afin de résoudre rapidement et efficacement les plaintes.

Aucun appel n’a été interjeté à la Cour fédérale du Canada durant l’exercice 2022-2023.

Surveillance de la conformité

Pour les demandes reçues au cours de l’exercice 2022-2023, la Régie a traité, dans les délais impartis par la Loi, la totalité (100 %) des demandes. Elle a examiné 263 pages au total et en a communiquées 214 aux demandeurs.

Le chef de groupe de l’AIPRP rencontre chaque semaine l’équipe des agents de l’AIPRP pour passer en revue tous les dossiers. Ces rencontres donnent lieu à des discussions sur des questions techniques, des mises à jour sur l’état d’avancement et la rapidité de traitement des demandes.

Les constats qui s’en dégagent sont communiquées régulièrement au coordonnateur de l’AIPRP par l’entremise du directeur du gouvernement ouvert.

Toutes les demandes font l’objet d’un suivi dans un dépôt central et sont examinées et actualisées toutes les semaines.

Des rapports statistiques mensuels sont remis par le chef de groupe de l’AIPRP au directeur du gouvernement ouvert. Ces statistiques sont présentées au coordonnateur des demandes de participation responsable de la surveillance du programme d’AIPRP.

Atteintes substantielles à la vie privée

Au cours de l’exercice 2022-2023, le bureau de l’AIPRP de la Régie a mené six enquêtes, dont cinq ont révélé des atteintes à la vie privée. Quatre incidents avaient trait à des courriels contenant des renseignements personnels envoyés à la mauvaise adresse, un incident concernait des renseignements personnels dans un rapport, et un incident concernait un paquet dirigé à la mi-direction contenant des renseignements personnels. Tous les cas ont été considérés comme des atteintes mineures. Dans tous les cas, des avis ont été envoyés uniquement aux parties concernées étant donné qu'il s'agissait d'atteintes mineures.

Dans tous les cas, le bureau de l’AIPRP a appliqué la procédure de gestion des atteintes à la vie privée du Conseil du Trésor. Il a en outre collaboré avec le bureau de première responsabilité et le coordonnateur de l’AIPRP pour relever et mettre en oeuvre des mesures administratives visant à atténuer le risque que d’autres incidents se produisent. Dans l’ensemble, ces incidents ont aidé la Régie à améliorer la manipulation et la classification des renseignements personnels, de même que ses pratiques de gestion de l’information.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Pendant l’exercice 2022-2023, aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’a été effectuée.

La Régie affiche des résumés des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée sur son site Web externe et envoie des copies de ses rapports d’évaluation au Commissariat à la protection de la vie privée.

Communications dans l’intérêt public

Aucun renseignement personnel n’a été communiqué en application de l’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Annexe A – Renseignements statistiques

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Régie de l'énergie du Canada

Période d'établissement de rapport : 4/1/2022 au 3/31/2023

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes reçues

1.2 Mode des demandes

Section 2 – Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions

3.3 Exclusions

3.4 Format des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

3.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

3.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par dispositions des demandes

3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par dispositions des demandes

3.5.7 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prolongation prise)

3.8 Demandes de traduction

Section 4 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 – Prorogations

6.1 Motifs des prorogations

6.2 Durée des prorogations

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 – Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 10 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l'institution et centraux

Section 11 – Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalée

11.2 Atteintes à la vie privée signalée non-substantielles

Section 12 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

12.1 Coûts répartis

12.2 Ressources humaines

Remarque : Entrer des valeurs à trois décimales.

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Régie de l’énergie du Canada

Période d’établissement de rapport : 2022-04-01 au 2023-03-31

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d'AIPRP par les différents canaux.

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents papiers à différents niveaux de classification.

2.2 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques à différents niveaux de classification.

Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

3.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

3.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l'information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 4 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

4.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

4.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 5 : Numéro d'assurance social (NAS)

Section 6 : Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels

Annex B – Ordonnance de délégation de pouvoirs

Délégation des pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En ma qualité de Présidente – directrice générale de la Régie de l'énergie du Canada, en vertu de l’article 95(1) de la Loi sur l’accès à l’information^{Note de bas de page 1} et de l’article 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels^{Note de bas de page 2}, je délègue par la présente aux titulaires des postes énoncés à l'annexe de délégation de pouvoirs ci-jointe ou aux personnes occupant les dits postes à titre intérimaire, les attributions dont je suis investie, à titre de Présidente – directrice générale de la Régie de l’énergie du Canada, aux termes des dispositions des lois et des règlements connexes mentionnés en regard de chaque poste. Le présent document remplace toute ordonnance de délégation de pouvoirs antérieure.

Fait à Calgary, en Alberta, le 1 avril 2022.

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Gitane De Silva
Présidente – directrice générale

Annexe de délégation de pouvoirs

Date de modification :

2023-10-20