Rapport annuel concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels 2020–2021

Rapport annuel concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels 2020–2021 [PDF 5473 ko]

ISSN 2563-3104

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À propos de la régie de l'énergie du Canada

La Régie de l’énergie du Canada est un organisme fédéral indépendant qui réglemente plusieurs aspects du secteur énergétique au Canada. La Régie assure la réglementation des pipelines, la mise en valeur des ressources énergétiques et le commerce de l’énergie au nom de la population canadienne, de manière à protéger le public et l’environnement tout en favorisant l’efficience des marchés énergétiques. L’organisation relève du ministre des Ressources naturelles.

La Régie de l’énergie du Canada a été créée par le Parlement pour réglementer, dans l’intérêt public canadien, les pipelines, la mise en valeur des ressources énergétiques et le commerce de l’énergie. Avant de rendre une décision ou de faire une recommandation, la Régie tient compte de considérations d’ordre économique, environnemental et social. En examinant toute la preuve versée au dossier sous ces trois optiques, la Régie est en mesure de rendre des décisions et de faire des recommandations qui correspondent aux intérêts et aux préoccupations en évolution constante des Canadiens et Canadiennes. Cela est essentiel à la réalisation de sa vision, qui consiste à participer de façon active et efficace à la poursuite d’un avenir énergétique durable au Canada. En outre, la réglementation de la Régie couvre le cycle de vie complet d’un projet. La population canadienne attend de la Régie qu’elle oblige les sociétés soumises à sa réglementation à rendre des comptes en ce qui a trait à l’exploitation sécuritaire des infrastructures énergétiques de son ressort.

Pour un complément d’information sur la Régie, consultez son site Web.

Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) accorde aux personnes un droit d’accès aux renseignements détenus par le gouvernement fédéral à leur sujet, avec certaines exceptions particulières et limitées. La Loi protège les renseignements personnels par des dispositions qui s’appliquent à la collecte à la conservation, à l’utilisation et à la divulgation de ces derniers.

Conformément à l’article 72, le responsable de chaque institution fédérale est tenu de présenter au Parlement un rapport annuel sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels après la clôture de chaque exercice. Les rapports annuels sont déposés devant le Parlement conformément à l’article 72 de cette même loi. Le présent rapport décrit commentl la Régie de l’énergie du Canada a assumé ses responsabilités en matière de protection des renseignements personnels durant l’exercice 2020–2021.

Structure organisationnelle

Les demandes de communication de renseignements personnels présentées à la Régie sont traitées par le bureau de l’AIPRP, qui relève du vice-président de la gestion des données et de l’information, agissant à titre de coordonnateur.

Les demandes de communication de renseignements personnels sont reçu principalement par la poste et par le service de demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) en ligne, mis sur pied vers la fin de 2018. Les demandes qui arrivent par la poste sont enregistrées dans le système de gestion des dossiers de la Régie par la section responsable au sein de l’équipe de la gestion de l’information et de l’architecture, puis elles sont acheminées au bureau de l’AIPRP.

À la fin de 2020–2021, quatre employés à plein temps de la Régie consacrent une partie de leur temps à des activités reliées à la Loi. Cela comprend un Chef de groupe AIPRP, deux agents d’AIPRP ainsi qu’un coordonnateur à l’AIPRP.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Le gouverneur en conseil a désigné le président et premier dirigeant de la Régie pour exercer les pouvoirs, s’acquitter des devoirs et remplir les fonctions, qui sont prévus dans la Loi sur la protection des renseignements personnels. Toutefois, ces pouvoirs ont de tout temps été délégués par le président et premier dirigeant.

Le bureau de l’AIPRP relève du vice-président de la gestion des données et de l’information. Les pouvoirs ont été délégués de façon permanente au vice-président de la gestion des données et de l’information.

Cette année, la nouvelle présidente-directrice générale a passé en revue l’ordonnance de délégation afin d’assurer l’harmonisation organisationnelle interne, une surveillance appropriée et l’efficacité opérationnelle. Selon l’ordonnance actuelle, les pouvoirs ont été pleinement délégués à trois vice-présidents en vertu de la Loi. Il s’agit du vice-président de la gestion des données et de l’information (premier coordonnateur de l’AIPRP), du vice-président de la stratégie de réglementation et de la coordination et du vice-président du rendement et des résultats (coordonnateurs auxiliaires de l’AIPRP). D’un point de vue opérationnel, la délégation de ces pouvoirs à trois personnes assure le traitement et la conclusion des dossiers sans retard indu.

Pour obtenir plus de renseignements statistiques, consultez l’annexe B.

Rendement pour 2020–2021

En 2020–2021, la Régie n’a reçu aucune nouvelle demande au titre de la Loi, et a reporté quatre demandes de la période précédente.

Sur les trois demandes closes pendant cette période, une seule (33 %) a été traitée dans le délai prescrit de 30 jours, et tous les documents ont été divulgués. La deuxième demande a été traitée dans un délai de 180 jours et la troisième, dans un délai de plus de 365 jours. Dans les deux cas, les documents ont été divulgués en partie.

Au cours des trois dernières années, la Régie a reçu très peu de demandes d’accès à l’information, mais l’une d’elles contenait plus de 5 000 pages à traiter, rendant la charge de travail associée à la Loi sur la protection des renseignements personnels considérable pour une petite organisation.

La Régie n’a reçu aucune demande de consultation d’autres institutions ou organisations.

Au cours de 2020–2021, le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (« AIPRP ») de la Régie a engagé des coûts de 26 812 $ en salaires, et de 0 $ en biens et services, pour appliquer la Loi sur la protection des renseignements personnels.

En 2020–2021, la Régie a fermé 3 dossiers. Les documents des dossiers fermés Pendant la période visée 33 % des documents des dossiers fermés ont été entièrement divulgués, tandis que 66 % des documents ont été communiqués en partie.

Pendant la pandémie de la COVID-19, le travail s’est poursuivi de la maison; les perturbations ont été minimes et les délais de traitement ont subi une légère augmentation.

Pour obtenir plus de renseignements statistiques, consultez l’annexe A.

Formation et sensibilisation

La formation a occupé considérablement le bureau de l’AIPRP cette année. Le recours aux conseils sur l’économiseur d’écran a été abandonné au profit d’efforts de sensibilisation plus directs. Le travail à la maison et l’adoption de nouvelles technologies en raison de la COVID ont soulevé des préoccupations uniques concernant la protection des renseignements personnels. En plus de promouvoir la sensibilisation à la protection des renseignements personnels par la formation en ligne, le bureau de l’AIPRP a donné des présentations sur l’obtention d’un consentement valable, qui ont été bien accueillies, dans le cadre de son programme de formation.

Une formation spécialisée relative à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur l’accès à l'information a en outre été offerte par le bureau de l’AIPRP pour répondre aux besoins des agents et des clients. De plus, une formation générale a été donnée pour sensibiliser davantage les employés à leurs responsabilités à cet égard. Dans cette optique, la Régie a revu sa documentation sur l’AIPRP (courriel d’attribution de tâches, présentation PowerPoint, feuille d’astuces, etc.) afin d’améliorer sa formation et ses communications à l’intention de la direction et du personnel.

En 2020–2021, la Régie a continué de demander à tous ses employés et entrepreneurs de suivre un cours de base sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (I015), offert par l’École de la fonction publique du Canada. Au cours de la période visée par le rapport, 42 employés de la Régie et 22 entrepreneurs se sont inscrits à ce cours, 60 l’ont réussi.

Le bureau de l’AIPRP prévoit que la sensibilisation accrue des employés améliorera leur capacité à recueillir des documents, les aidera à mieux identifier l’information pouvant être caviardée et leur permettra de mieux appuyer le traitement des demandes. En fin de compte, le but est de communiquer des documents qui répondent aux besoins des demandeurs.

La formation a aussi beaucoup porté sur les obligations des employés qui sont prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cet aspect a occupé considérablement le bureau de l’AIPRP cette année, compte tenu de la légère augmentation des atteintes à la vie privée. La Régie a aussi revu ses méthodes et pratiques internes pour s’assurer que le personnel connaît bien ses obligations en cas d’atteinte à la vie privée. La Régie a adopté la méthode de gestion des atteintes à la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor, et il utilise les outils disponibles pour ce faire.

Les agents de l’AIPRP à la Régie ont assisté à des webinaires offerts par la Division de la politique de l’information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. De plus, le bureau de l’AIPRP a participé cette année à la Semaine canadienne du droit à l’information.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

La documentation et le matériel de formation sur le programme de l’AIPRP à la Régie ont été mis à jour et accessibles à partir du site intranet, qui renferme aussi des liens menant aux lois, politiques et lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor, ainsi qu’à tout un éventail d’outils d’orientation et de gestion de l’information.

La Régie a adopté les lignes directrices sur les atteintes à la vie privée du Conseil du Trésor et a intégré cette démarche à ses processus. Les améliorations recommandées ont été apportées aux politiques pertinentes, comme la Politique sur la gestion des atteintes à la vie privée et la Politique sur la gestion des courriels.

La Régie a poursuivi l’examen de ses modalités en vue d’améliorer ses procédés et identifier les possibilités de réaliser des économies dans le traitement des demandes d’accès à l’information et de communication de renseignements personnels.

Sommaire des enjeux clés et mesures prises à l’égard des plaintes

En 2020–2021, aucune plainte n’a été déposée devant le Commissariat à la protection de la vie privée. La Régie continuera à travailler de près avec le Commissariat à la protection de la vie privée afin de résoudre rapidement et efficacement les plaintes en suspens.

Aucun appel n’a été interjeté à la Cour fédérale du Canada en 2020–2021.

Surveillance de la conformité

En 2020–2021, la Régie a traité, dans les délais impartis par la Loi, 33 % des demandes de communication de renseignements personnels qu’elle a reçues. La Régie a examiné 6983 pages au total et en a communiqué 4036 aux demandeurs.

Le bureau de l’AIPRP communique régulièrement les progrès réalisés dans le traitement des demandes au coordonnateur, par l’entremise du chef de groupe. Le chef de groupe de l’AIPRP reçoit un compte rendu hebdomadaire de toutes les demandes actives; il a accès à un système de suivi central qui est mis à jour régulièrement pour établir les points prioritaires ou signaler les dates d’échéance prochaines.

Atteintes substantielles à la vie privée

Au cours de l’exercice 2020–2021, le bureau de l’AIPRP de la Régie a mené sept enquêtes, dont cinq ont révélé des atteintes à la vie privée. Trois incidents avaient trait à des courriels contenant des renseignements personnels envoyés à la mauvaise adresse, et deux incidents avaient trait à des renseignements divulgués sans autorisation appropriée. Bien que tous les cas aient été signalés au Conseil du Trésor et au Commissariat à la protection de la vie privée, il a été déterminé qu’il s’agissait d’atteintes mineures.

Dans tous les cas, le bureau de l’AIPRP a appliqué le processus de gestion des atteintes à la vie privée du Conseil du Trésor. Il a en outre travaillé avec le bureau de première responsabilité et le coordonnateur de l’AIPRP pour mettre en œuvre des mesures administratives visant à atténuer le risque que d’autres incidents se produisent. Dans l’ensemble, ces incidents ont aidé la Régie à améliorer la manipulation et la classification des renseignements personnels, de même que ses pratiques de gestion de l’information.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Pendant l’exercice 2020–2021, aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’a été effectuée.

La Régie affiche des résumés des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée sur son site Web externe et envoie des copies de ses rapports d’évaluation au Commissariat à la protection de la vie privée.

Divulgations dans l’intérêt public

Aucun renseignement personnel n’a été communiqué en application de l’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Annexe A – Renseignements statistiques

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Régie de l'énergie du Canada

Période d'établissement de rapport : 4/1/2020 au 3/31/2021

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes

Section 2: Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

2.3 Exclusions

2.4 Support des documents communiqués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Demandes fermées

2.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

2.7 Présomptions de refus

2.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

2.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

2.8 Demandes de traduction

Section 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 5 : Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Section 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Section 7 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 8 : Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

9.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

9.2 Fichiers de renseignements personnels

Section 10 : Atteintes substantielles à la vie privée

Section 11 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

11.2 Ressources humaines

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Régie de l’énergie du Canada

Période d’établissement de rapport : 2020-04-01 au 2021-03-31

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes d’AIPRP

Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d'AIPRP par les différents canaux.

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers

2.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents papier dans différents niveaux de classification.

2.2 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques dans différents niveaux de classification.

Annexe B – Ordonnance de délégation de pouvoirs

Délégation des pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En ma qualité de président et premier dirigeant de l’Office national de l’énergie, en vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information^{Note 1} et de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels^{Note 2}, je délègue par la présente aux titulaires des postes énoncés à l’annexe de délégation de pouvoirs ci-jointe ou aux personnes occupant lesdits postes à titre intérimaire, les attributions dont je suis investi, à titre de chef de la Direction de la réglementation de l’énergie au Canada, aux termes des dispositions des lois et des règlements connexes mentionnés en regard de chaque poste. Le présent document remplace toute ordonnance de délégation de pouvoirs antérieure.

Fait à Calgary, en Alberta, le 28 août 2019.

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Peter Watson, FACG
Chef de la Direction

Annexe de délégation de pouvoirs

Délégation des pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En ma qualité de Présidente – directrice générale de la Régie de l'énergie du Canada, en vertu de l’article 95(1) de la Loi sur l’accès à l’information^{Note de bas de page 3} et de l’article 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels^{Note de bas de page 4}, je délègue par la présente aux titulaires des postes énoncés à l’annexe de délégation de pouvoirs ci-jointe ou aux personnes occupant les dits postes à titre intérimaire, les attributions dont je suis investie, à titre de Présidente – directrice générale de la Régie de l'énergie du Canada, aux termes des dispositions des lois et des règlements connexes mentionnés en regard de chaque poste. Le présent document remplace toute ordonnance de délégation de pouvoirs antérieure.

Fait à Calgary, en Alberta, le 16 février 2021.

______________________________
Gitane De Silva
Présidente – directrice générale

Annexe de délégation de pouvoirs

Date de modification :

2023-01-20