Cahier de transition à l’intention de la présidente-directrice générale
Lignes directrices sur la facturation des heures de travail des membres du conseil d’administration
Objet
Les présentes lignes directrices visent à favoriser l’adoption d’une démarche uniforme, appropriée et prévisible en matière de facturation et d’entrée des heures de travail des membres du conseil d’administration de la Régie de l’énergie du Canada. Elles visent à reconnaître le temps précieux que les administrateurs consacrent à la Régie et à favoriser l’administration efficace des heures déclarées.
Le présent document expose les attentes quant au nombre d’heures devant être facturées par les administrateurs et fournit de l’information sur la façon dont les heures sont entrées.
Contexte
Les administrateurs travaillent à temps partiel. Ils assistent aux réunions ordinaires (environ tous les trimestres) et aux réunions spéciales au besoin, conformément au règlement administratif no 1 du conseil d’administration. Ils assistent également aux réunions des comités dont ils font partie, tel qu’il est indiqué dans le plan du conseil d’administrationNote de bas de page 1.
Tous les déplacements liés aux réunions du conseil d’administration sont effectués conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixteNote de bas de page 2.
Attentes à l'égard des heures
Le tableau ci-dessous présente les attentes générales quant à la facturation des heures de travail pour chaque activité. Selon les circonstances, les administrateurs feront en sorte que leur travail cadre avec ces attentes.
Activité |
Attentes à l’égard des heures |
|---|---|
Maintien de la connaissance de la situation
|
15 heures par mois Les heures sont entrées chaque mois par l’administrateur de haute direction auprès du conseil d’administration sans autres instructions de la part des administrateurs. |
Préparation de réunions
|
15 heures par trimestre pour les documents relatifs aux réunions ordinaires et spéciales du conseil d’administration et des comités Les heures sont entrées par l’administrateur de haute direction auprès du conseil d’administration sans autres instructions de la part des administrateurs, généralement dans la semaine précédant les réunions du conseil d’administration et des comités. Les heures de préparation à une réunion sont entrées sans égard à la présence aux réunions (voir ci-dessous), car les administrateurs sont censés examiner tous les documents même s’ils ne sont pas en mesure d’assister à une réunion ou à une partie de celle-ci. |
Heures consacrées aux réunions |
Les heures entrées dépendent de l’ordre du jour des réunions du conseil d’administration et des comités. Toutefois, si un administrateur ne participe pas à une réunion ou part avant la fin, les heures entrées seront rajustées à la baisse. Les heures sont entrées par l’administrateur de haute direction auprès du conseil d’administration sans autres instructions de la part des administrateurs. |
Présidence des comités du conseil d’administration
|
7,5 heures par mois Les heures sont entrées chaque mois par l’administrateur de haute direction auprès du conseil d’administration sans autres instructions de la part des administrateurs. |
Temps de déplacement |
Nombre d’heures passées à se rendre aux réunions du conseil d’administration et des comités et à en revenir. Après chaque déplacement, les administrateurs sont tenus d’indiquer rapidement à l’administrateur de haute direction auprès du conseil d’administration leur temps de déplacement total aux fins de saisie. |
En ce qui concerne le président du conseil d’administration, on s’attend à ce qu’il consacre plus d’heures et se déplace davantage, au besoin, pour assister aux activités de mobilisation et aux réunions autres que celles du conseil. Cela cadre avec les attentes énoncées au paragraphe 3(5) du règlement administratif no 1.
Codage – Time
Le conseil d’administration précise le temps de déplacement et fournit les reçus, conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, à l’administrateur de haute direction auprès du conseil d’administration.
Si, dans certaines circonstances, un plus grand nombre d’heures doit être facturé (p. ex., en raison d’une conférence ou d’une activité de mobilisation externe de la Régie), les administrateurs consulteront d’avance le chef du personnel aux fins de confirmation. Les administrateurs noteront ensuite les heures supplémentaires dans leur calendrier Outlook de la Régie à la date où le travail a été effectué, et fourniront une description de l’activité.
Si un administrateur consacre beaucoup moins de temps à la préparation d’une réunion, il doit en informer le chef du personnel et l’administrateur de haute direction auprès du conseil d’administration afin que les heures entrées soient modifiées en conséquence.
L’administrateur de haute direction auprès du conseil d’administration entre toutes les heures de travail des administrateurs dans le système TIME de la Régie; les administrateurs ne les entrent pas directement.
Le président-directeur général approuve toutes les heures des administrateurs entrées dans le système TIME de la Régie, conformément aux présentes lignes directrices.
Le chef du personnel présente un rapport mensuel des heures facturées au président du conseil d’administration.
- Date de modification :