Comité consultatif sur les questions foncières de l'Office national de l'énergie – Énoncé de mandat pour 2018

• Définitions
• But
• Objet
• Principes directeurs
• Structure et compopsition du comité
• Réunions du comité consultatif du GQF
• Rôles et responsabilités du comité consultatif
• Rôle de l'Office
• Examen et modification du mandat
• Évaluation annuellel du comité consultatif du GQF
• Approbations

Définitions

• Groupe chargé des questions foncières (« GQF ») – Groupe de personnes représentant les intérêts de nombreuses sphères de partout au Canada, qui ont joint le GQF afin de se tenir informées des initiatives de l’Office touchant des enjeux liés aux questions foncières et d’y prendre part. Les intérêts représentés sont ceux des propriétaires et des occupants de terrains, du milieu universitaire, d’organisations non gouvernementales, d’organismes gouvernementaux et réglementaires, ainsi que des sociétés réglementées par l’Office. Le GQF fait fonction de courroie de transmission entre les différents acteurs et les collectivités dans leur ensemble.
• Comité consultatif du GQF – Comité formé de personnes qui sont membres du GQF décrit ci-dessus, pouvant compter un maximum de 12 personnes qui sont en général des cadres supérieurs dans leurs organisations respectives.
• Sous-comité du GQF – Un sous-comité du GQF est constitué de personnes qui sont des membres inscrits du GQF ou des personnes affiliées au GQF, qui travaillent au sein d’un groupe mandaté pour produire un document ou un rapport sur un sujet précis, sous la direction du personnel attitré de l’Office. Le sous-comité du GQF relève du comité consultatif du GQF.
• Office national de l’énergie (« Office ») – L’Office est un organisme fédéral indépendant qui réglemente plusieurs aspects de l’industrie énergie du Canada. Il exerce sa surveillance sur plus de 75 000 kilomètres de pipelines et de lignes de transport d’électricité. L’Office réglemente les pipelines, la mise en valeur des ressources énergétiques et le commerce de l’énergie, dans l’intérêt public canadien en plaçant la sécurité au cœur de ses préoccupations.
• Questions foncières – Enjeux qui surgissent entre des sociétés qui mettent en valeur et exploitent une infrastructure énergétique de compétence fédérale et des propriétaires de terrains touchés par cette infrastructure pendant tout le cycle de vie de celle-ci.
• Consensus – Accord général de tous les membres d’un comité consultatif sur une ligne de conduite à adopter. Le consensus ne nécessite pas une unité de vues sur tous les points, mais plutôt un accord large sur l’approche générale à l’égard d’une décision ou d’une ligne de conduite. Dans un processus

But

• 2. Le comité consultatif du GQF procure à de nombreuses parties prenantes une tribune favorisant la discussion sur l’infrastructure énergétique et les questions foncières ainsi que sur les options et les solutions qui s’offrent. Il s’agit d’un forum inclusif, sérieux et efficace, voué à la résolution de problèmes, à l’établissement de priorités et à la réflexion innovatrice.

But

• 3. Le comité consultatif du GQF rassemble des gens qui ont à cœur les questions foncières. Il offre à des acteurs de l’industrie, des propriétaires de terrains et groupes ou associations de propriétaires de terrains, des représentants gouvernementaux et des spécialistes des questions foncières une occasion de faire ce qui suit :
  • participer aux discussions et s’informer; mieux connaître l’Office et ses processus de réglementation; bâtir la confiance en lui et mesurer sa réceptivité, pendant tout le cycle de vie de l’infrastructure;
  • nouer des liens fondés sur la collaboration entre les parties prenantes au sein du GQF, et les renforcer;
  • cerner les priorités et les perspectives communes sur des questions foncières;
  • se tenir à l’affût des enjeux de l’heure touchant les questions foncières que les processus de réglementation de l’Office peuvent ne pas faire ressortir;
  • recueillir les vues et commentaires de chacun et établir des rapports visant à sans cesse améliorer les pratiques, processus et procédures réglementaires de l’Office ainsi que ses documents d’information;
  • fournir des avis et des perspectives et formuler des recommandations en vue d’améliorer les questions foncières (problèmes).

Objet

• 3. Le comité consultatif du GQF rassemble des gens qui ont à cœur les questions foncières. Il offre à des acteurs de l’industrie, des propriétaires de terrains et groupes ou associations de propriétaires de terrains, des représentants gouvernementaux et des spécialistes des questions foncières une occasion de faire ce qui suit :
  • participer aux discussions et s’informer; mieux connaître l’Office et ses processus de réglementation; bâtir la confiance en lui et mesurer sa réceptivité, pendant tout le cycle de vie de l’infrastructure;
  • nouer des liens fondés sur la collaboration entre les parties prenantes au sein du GQF, et les renforcer;
  • cerner les priorités et les perspectives communes sur des questions foncières;
  • se tenir à l’affût des enjeux de l’heure touchant les questions foncières que les processus de réglementation de l’Office peuvent ne pas faire ressortir;
  • recueillir les vues et commentaires de chacun et établir des rapports visant à sans cesse améliorer les pratiques, processus et procédures réglementaires de l’Office ainsi que ses documents d’information;
  • fournir des avis et des perspectives et formuler des recommandations en vue d’améliorer les questions foncières (problèmes).

Principes directeurs

• 4. Intérêts communs – Les membres du comité consultatif du GQF concourent à l’objectif de collaborer pour recueillir les points de vue et commentaires sur les questions foncières et établir des rapports, afin d’éclairer la prise de mesures visant à améliorer les pratiques, processus et procédures réglementaires de l’Office ainsi que ses documents d’information.
• 5. Inclusion et diversité – Les discussions au comité consultatif du GQF se déroulent dans le respect de la diversité des points de vue, des voix, des idées et des informations.
• 6. Attention portée aux questions foncières – La structure du comité consultatif du GQF témoigne de l’importance qui est accordée aux activités et aux questions liées aux biens fonciers.
• 7. Démarche adaptative – Conformément à sa mission, le comité consultatif du GQF s’emploie à adapter sa structure et ses activités, en modifiant notamment son mandat à la lumière de son expérience et des changements apportés au régime de réglementation ou à d’autres initiatives gouvernementales.
• 8. Éviter les doubles emplois – Le comité consultatif du GQF s’efforce de relever et d’éviter les doubles emplois et concentre son attention et ses ressources sur des questions foncières qui, selon lui, ne sont pas entièrement résolues par d’autres processus. Lorsque des questions d’intérêt sont abordées par d’autres initiatives ou processus gouvernementaux, le comité consultatif du GQF peut jouer un rôle de consultation ou d’information.
• 9. Indépendance de l’Office – Le comité consultatif du GQF ne discute pas des demandes, des mesures d’exécution ou des enquêtes dont l’Office est saisi.

Structure et composition du comité

• 10. Comité consultatif du GQF – Le comité consultatif du GQF nomme les personnes qui siègent en son sein et il renouvelle leur mandat s’il y a lieu. Les membres du comité consultatif du GQF peuvent proposer ou mettre en candidature une organisation ou une personne pour qu’elle joigne ses rangs. Il étudie toutes les candidatures qui lui sont soumises et peut recommander d’admettre des personnes dans ses rangs.
• Le comité consultatif du GQF est limité à douze membres qui représentent chacun une organisation ou un groupe de parties prenantes distinct parmi les catégories suivantes :
  • propriétaires fonciers, groupes de propriétaires fonciers et groupes de défense des propriétaires fonciers (4 à 5 personnes)
  • administrations publiques (fédérale, provinciales et territoriales) (2 ou 3 personnes);
  • secteur de l’infrastructure énergétique : 3 personnes;
  • spécialistes des questions foncières : 2 personnes.
• Certaines organisations peuvent décider de déléguer plus d’une personne aux réunions du comité consultatif du GQF. Toutefois, le statut de membre est accordé à l’organisation, et un seul droit de vote par organisation y est rattaché.
• Les membres du comité consultatif du GQF sont nommés pour des mandats décalés de deux ans qui peuvent être renouvelés. Chaque membre peut nommer un substitut qui prendra part aux activités du comité consultatif du GQF en son absence, de manière que les réunions se déroulent de manière efficace et efficiente.
• 11. Présidence du comité consultatif du GQF – La présidence du comité consultatif du GQF est assurée par un membre du personnel de l’Office, qui est également un représentant gouvernemental avec droit de vote.
• 12. Secrétariat du GQF – Le personnel attitré de l’Office planifie, coordonne et anime les activités. Ses fonctions sont les suivantes :
  • assurer l’efficacité et l’efficience des réunions du comité;
  • déterminer les objectifs, les responsabilités, les besoins en ressources, les délais et les livrables;
  • rendre compte des progrès réalisés et des résultats obtenus;
  • tenir à jour la page Web du GQF (site externe de l’Office) et tenir informés les membres inscrits du GQF;
  • tenir à jour les coordonnées des membres et les listes de diffusion;
  • préparer et expédier les bulletins d’information à tous les membres inscrits du GQF;
  • gérer les lettres d’entente.
• 13. Compte rendu officiel des décisions – Un compte rendu officiel des décisions est établi pour chaque réunion du comité consultatif.

Réunions du comité consultatif du GQF

• 14. Réunions – De façon générale, le comité consultatif du GQF tient deux ou trois réunions en personne par année dans les bureaux de l’Office. Au besoin, il peut organiser d’autres réunions, qu’il tient par téléconférence.
• 15. Quorum – Sauf modification par le comité consultatif du GQF, le quorum pour la tenue de ses réunions est la moitié de ses membres; cependant, toutes les catégories de membres doivent être présentes pour assurer une représentation équilibrée. Plus précisément, pour qu’il y ait quorum, doivent assister à la réunion les membres suivants : au moins deux représentants des propriétaires de terrains ou groupes de propriétaires de terrains, deux représentants de l’industrie de l’infrastructure énergétique, un spécialiste des questions foncières et un représentant gouvernemental (fédéral, provincial et territorial).
• 16. Transparence – Dans la mesure du possible, le comité consultatif du GQF rend ses documents publics, notamment l’énoncé de son mandat, les comptes rendus officiels de ses décisions et les noms et affiliations de tous ses membres. Tous les membres du comité consultatif du GQF respectent l’esprit de la règle de Chatham House, qui précise ce qui suit : « Les participants sont libres d’utiliser les informations qui leur sont transmises, mais ne peuvent divulguer ni l’identité ni l’affiliation des orateurs, ni celle de tout autre participant à la réunion. » [traduction];
• 17. Honoraires – Les membres du comité consultatif du GQF qui proviennent de l’extérieur de l’industrie peuvent être admissibles au remboursement de certains frais reliés à leur participation.
• 18. Langues officielles – Les activités du comité consultatif du GQF se déroulent dans les deux langues officielles. Lors d’activités du comité consultatif, les membres peuvent s’exprimer dans la langue officielle de leur choix. Les documents écrits et les lettres émanant de l’Office sont disponibles dans les deux langues officielles et des services d’interprétation sont offerts pendant les réunions, au besoin.

Rôles et responsabilités du comité consultatif

• 19. Rôles et responsabilités du comité consultatif du GQF – Les membres du comité consultatif exécutent les tâches énoncées ci-après.
  • a) Ils relèvent les questions foncières de l’heure ou émergentes pour le GQF en vue de les soumettre à l’examen de l’Office.
  • b) Ils formulent des recommandations à l’Office sur des questions foncières précises pour qu’il prenne des mesures ou résolve la situation.
  • c) Ils créent, selon les besoins, des sous-comités pour étudier divers sujets liés aux questions foncières et lui formuler des recommandations.
  • d) Ils représentent les intérêts des membres du GQF.
  • e) Ils tiennent les membres des groupes communautaires et des groupes d’intérêt informés des activités de l’Office et recueillir les commentaires des membres de ces groupes de manière opportune.
  • f) Ils fournissent à l’Office renseignements et conseils sur la nécessité de produire des communications et des documents éducatifs, ainsi que sur le contenu de ces produits.
  • g) Ils mènent des activités appropriées de communication auprès du public et des médias, en décrivant le processus fidèlement et d’une façon qui est acceptable à tous les membres.
  • h) Ils relèvent les questions foncières à examiner et collaborent avec l’Office pour établir les priorités pour la résolution des questions foncières retenues.
• 20..Communications – Le comité consultatif du GQF fournit à l’Office renseignements et conseils sur la nécessité de produire des communications et des documents éducatifs, ainsi que sur le contenu de ces produits. Tous les membres mènent des activités de communication appropriées auprès du public et des médias et décrivent le processus fidèlement et d’une façon qui est acceptable à tous les membres.
• 21. Détermination des enjeux – Le membre du comité consultatif du GQF ou la personne occupant sa présidence peut soumettre des questions foncières à son examen. L’Office collabore avec le comité consultatif pour établir les priorités pour la résolution des questions foncières retenues.
• 22. Plan de travail annuel – Au moins une fois par année, avant le quatrième trimestre, le comité consultatif du GQF établit un plan de travail exposant les activités qu’il projette. Ce plan de travail fait état de ses responsabilités et dresse une liste des questions foncières ou des initiatives qui retiendront son attention, ainsi que les échéances proposées pour atteindre les cibles fixées. Selon la charge de travail et les priorités, certaines activités énumérées dans le plan de travail peuvent être reportées à l’exercice suivant.
• 23. Sous-comités du GQF – Des sous-comités sont formés de façon ponctuelle quand une question exige des connaissances ou une expérience spécialisées, ou quand il est utile de mener une consultation plus large auprès des parties prenantes sur une question donnée. Le comité consultatif du GQF nomme, à partir des membres du GQF, les personnes qui font partie du sous-comité. Les membres des sous-comités établissent eux-mêmes leur mandat et, s’il y a lieu, leur plan de travail, qui est ensuite soumis à l’approbation du comité consultatif. Tous les rapports et toutes les recommandations émanant des sous-comités sont présentés au comité consultatif du GQF, qui doit les approuver avant d’être soumis à l’examen de l’Office.

Rôle de l'Office

• 24. Office – Le comité consultatif du GQF s’efforce pour que les recommandations présentées à l’Office reflètent le consensus de ses membres. Après que le comité consultatif du GQF a fait tout ce qui est en son pouvoir pour dégager un consensus, une recommandation recueillant l’appui d’une majorité de ses membres peut être transmise à l’Office au nom du comité consultatif du GQF pour étude, sous réserve des conditions suivantes :
  • a) Les membres du comité consultatif du GQF qui formulent la recommandation doivent d’abord s’assurer que tous les membres du comité consultatif du GQF ont reçu le libellé définitif de celle-ci par écrit;
  • b) Un membre du comité consultatif du GQF qui s’oppose à la recommandation doit avoir eu la possibilité d’exposer par écrit les raisons de son opposition à l’ensemble de la recommandation ou à une partie de celle-ci. Ces motifs doivent être transmis à l’Office avec la recommandation du comité consultatif du GQF pour qu’il puisse en tenir compte.
• Lorsque le comité consultatif du GQF transmet une recommandation à l’Office par écrit, celui-ci l’étudie et peut consulter davantage le comité consultatif du GQF, ou prendre une décision. L’Office peut accepter, modifier ou rejeter la recommandation; il informe le comité consultatif de ses raisons, s’il y a lieu. Les décisions de l’Office sont finales et ne feront l’objet d’aucune révision ni d’aucun appel.

Examen et modification du mandat

• 25. Examen – Tous les ans, le comité consultatif du GQF fait un examen de l’efficacité de l’énoncé de son mandat et de sa structure.
• 26. Modifications – Le premier dirigeant de l’Office peut à tout moment modifier l’énoncé du mandat du comité consultatif et peut lui demander conseil s’il envisage une telle mesure.
• 27. Dissolution – Le premier dirigeant peut émettre un avis de dissolution dans les 30 jours qui suivent la consultation des parties.

Évaluation annuelle du Comité consultatif du groupe chargé des questions foncières

• 28. Évaluation – Au terme de chaque exercice, le 31 mars, l’Office entreprend un examen des activités du comité consultatif du GQF pour déterminer si ses membres ont participé de façon significative et s’ils ont eu la possibilité d’exprimer leurs vues et de donner une rétroaction, ainsi que pour voir si les buts fixés ont été atteints.

Approbation