Cahier de transition à l’intention de la présidente-directrice générale
Table des matièresLignes directrices sur la facturation des heures de travail des membres du conseil d’administration
Objectif
Les présentes lignes directrices visent à favoriser l’adoption d’une démarche uniforme, appropriée et prévisible en matière de facturation et d’entrée des heures de travail des membres du conseil d’administration de la Régie de l’énergie du Canada. Elles visent à reconnaître le temps précieux que les administrateurs consacrent à la Régie et à favoriser l’administration efficace des heures déclarées.
Le présent document expose les attentes quant au nombre d’heures devant être facturées par les administrateurs et fournit de l’information sur la façon dont les heures sont entrées.
Contexte
Les administrateurs travaillent à temps partiel. Ils assistent à toutes les réunions ordinaires (environ tous les trimestres) et à toute réunion extraordinaire convoquée, conformément au règlement administratif no 1 du conseil d’administration. Ils assistent également à toutes les réunions des comités dont ils sont membres, tel qu’il est indiqué dans le plan du conseil d’administration. Conformément au paragraphe 5(2) du règlement administratif no 1, il faut aviser le chef du personnel et le président du conseil d’administration de toute absence à une réunion. Il est entendu qu’aux fins des présentes lignes directrices, toute référence à une réunion du conseil d’administration comprend les réunions ordinaires et les réunions extraordinaires, au sens du règlement administratif no 1.
Tous les déplacements liés aux réunions du conseil d’administration sont effectués conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixtesont effectués conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixteNote de bas de page 1.
Attentes en matière d’heures de travail
Le tableau ci-dessous présente les attentes générales quant à la facturation des heures de travail pour chaque activité. Selon les circonstances, les administrateurs feront en sorte que leur travail cadre avec ces attentes.
Activité |
Attentes en matière d’heures de travail |
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Maintien de la connaissance de la situation
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15 heures/2 jours par mois Les heures sont entrées chaque mois par l’adjoint de haute direction assigné au conseil d’administration sans autres instructions de la part des administrateurs. |
Préparation des réunions du conseil d’administration, des réunions des comités et des réunions conjointes du Comité consultatif autochtone (« CCA ») et du conseil d’administration
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7,5 heures/1 jour pour chaque réunion du conseil d’administrationNote de bas de page 2 et chaque réunion conjointe du CCA et du conseil d’administration afin de donner le temps nécessaire pour examiner les documents et se préparer. Pour les réunions des comités, un temps de préparation équivalent à la durée de la réunion sera facturé jusqu’à concurrence de 7,5 heures/1 jour (p. ex., dans le cas d’une réunion d’une heure, une heure de préparation sera automatiquement facturée). Les heures sont entrées par l’adjoint de haute direction assigné au conseil d’administration sans autres instructions de la part des administrateurs, généralement dans la semaine précédant les réunions. Les heures de préparation à une réunion sont entrées sans égard à la présence aux réunions (voir ci-dessous), car les administrateurs sont censés examiner tous les documents même s’ils ne sont pas en mesure d’assister à une réunion ou à une partie de celle-ci. |
Réunions du conseil d’administration, réunions des comités et réunions conjointes du CCA et du conseil d’administration |
Les heures entrées dépendent de l’ordre du jour des réunions du conseil d’administration, des réunions des comités et des réunions conjointes du CCA et du conseil d’administration. Toutefois, si un administrateur ne participe pas à une réunion ou part avant la fin, les heures entrées seront rajustées à la baisse. Pour toute réunion virtuelle d’une durée égale ou supérieure à 4 heures, 7,5 heures par réunion sont entrées. Les heures sont entrées par l’adjoint de haute direction assigné au conseil d’administration sans autres instructions de la part des administrateurs. |
Présidence du conseil d’administration et des comités
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15 heures/2 jours par mois pour le président du conseil d’administration 7,5 heures/1 jour par mois pour le vice-président du conseil d’administration et les présidents des comités Les heures sont entrées chaque mois par l’adjoint de haute direction assigné au conseil d’administration sans autres instructions de la part des administrateurs. |
Réunions ou activités supplémentaires à titre d’administrateur du conseil d’administration
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Les administrateurs participent à des réunions ou à des activités supplémentaires avec l’approbation du président. Un temps de préparation équivalent à la durée de la réunion ou de l’activité supplémentaire sera facturé jusqu'à concurrence de 7,5 heures/1 jour (p. ex., dans le cas d’une réunion d’une heure, une heure de préparation sera automatiquement facturée). Les heures consacrées à des activités d’apprentissage destinées à tous les membres du conseil d’administration ou à toute formation obligatoire seront facturées. Les heures consacrées à des activités d’apprentissage individuelles (cours de perfectionnement professionnel facultatifs, formations obligatoires, etc.) ne seront pas facturéesNote de bas de page 3. Les heures entrées dépendent du temps alloué aux réunions ou aux activités. Toutefois, si un administrateur ne participe pas à une réunion ou part avant la fin, les heures entrées seront rajustées à la baisse. Si la réunion est inscrite dans le calendrier de la Régie dont dispose l’administrateur, les heures seront entrées par l’adjoint de haute direction assigné au conseil d’administration, sans autres instructions de la part de l’administrateur. On s’attend à ce que les nouveaux administrateurs aient besoin d’une période d’intégration d’une durée raisonnable au cours des six mois suivant leur nomination. Le nouvel administrateur devra préciser le nombre d’heures passées à son intégration à l’adjoint de haute direction assigné au conseil d’administration aux fins de saisie. |
Temps de déplacement |
Nombre d’heures consacrées aux déplacements pour le compte de la Régie Après chaque déplacement, les administrateurs sont tenus d’indiquer rapidement à l’adjoint de haute direction assigné au conseil d’administration leur temps de déplacement total aux fins de saisie. |
Lignes directrices sur les déplacements pour le compte de la Régie combinés à des déplacements personnels |
Les administrateurs sont tenus d’obtenir l’accord écrit du président du conseil d’administration et du président-directeur général avant de faire des réservations pour un déplacement pour le compte de la Régie combiné à un déplacement personnel (activités entreprises pour d’autres employeurs ou organisations comprises). Lignes directrices générales
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En ce qui concerne le président du conseil d’administration, on s’attend à ce qu’il consacre plus d’heures et se déplace davantage, au besoin, pour assister aux activités de mobilisation et aux réunions autres que celles du conseil. Cela cadre avec les attentes énoncées au paragraphe 3(5) du règlement administratif no 1.
Codage – Time
Le conseil d’administration précise le temps de déplacement et fournit les reçus, conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, à l’adjoint de haute direction assigné au conseil d’administration.
Si un administrateur consacre beaucoup moins de temps à la préparation d’une réunion, il doit en informer le chef du personnel et l’adjoint de haute direction assigné au conseil d’administration afin que les heures entrées soient modifiées en conséquence.
L’adjoint de haute direction assigné au conseil d’administration entre toutes les heures de travail des administrateurs dans le système TIME de la Régie; les administrateurs ne les entrent pas directement.
Le président-directeur général approuve toutes les heures des administrateurs entrées dans le système TIME de la Régie, conformément aux présentes lignes directrices.
L’administrateur de haute direction, au nom du chef du personnel, présente un rapport trimestriel des heures facturées au président du conseil d’administration.
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