Avis d'information de l'Office national de l'énergie – ONE IA 2019-001 – Lacunes relevées dans toutes les sociétés auditées en 2017–2018
Dossier : OF-Surv-OpAud 0101
Le 21 mars 2019
Destinataires : Toutes les sociétés réglementées par l’Office national de l’énergie
Association canadienne de pipelines d’énergie
Association canadienne des producteurs pétroliers
Organismes de réglementation provinciaux et territoriaux
- Avis d’information de l’Office national de l’énergie
ONE IA 2019-001
Lacunes relevées dans toutes les sociétés auditées en 2017–2018
Madame, Monsieur,
Vous trouverez ci-joint l’avis d’information IA 2019-001.
L’Office national de l’énergie publie l’avis d’information ci-joint dans le but de fournir des précisions quant à son interprétation et à ses attentes en matière d’audits ciblés des systèmes de gestion relativement aux activités préalables à la construction et à la gestion des situations d’urgence.
L’Office s’attend à ce que l’on fasse circuler le présent avis d’information parmi tout le personnel concerné dans votre organisation.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes sincères salutations.
La secrétaire de l’Office,
Original signé par
pour
Sheri Young
Pièce jointe
ONE IA 2019-001
Lacunes relevées dans les systèmes de gestion
lors des audits menés en 2017–2018
Motif de diffusion de l’avis
La surveillance de la sécurité et de l’environnement fait partie des responsabilités essentielles de l’Office national de l’énergie. Dans le cadre de ses activités de surveillance continue, l’Office vérifie la conformité aux exigences réglementaires des sociétés en fonction des particularités de chacune. Au cours de l’exercice financier 2017–2018, le programme d’audits de l’Office s’est attaché à des aspects des systèmes de gestion et des programmes reliés à des domaines opérationnels précis dans plusieurs sociétés. Pour ces audits ciblés, l’Office a choisi deux domaines opérationnels qui jouent un rôle important dans la protection de la population et de l’environnement par le truchement de la prévention des incidents, soit :
- l’état de préparation préalable à la construction;
- les programmes de gestion des situations d’urgence.
Contexte
Les audits ciblaient les activités liées à la surveillance et les activités sur le terrain, et visaient à vérifier les liens entre celles-ci et les processus des systèmes de gestion.
Les sociétés dont l’état de préparation préalable à la construction faisait l’objet d’un audit ont été spécialement choisies parce qu’elles s’apprêtaient à mettre en chantier des projets de construction de pipelines. L’objectif de ces audits était de vérifier si elles avaient mis en place les mesures de surveillance requises pour gérer les volets sécurité et protection de l’environnement durant les activités de construction qui démarraient.
Les sociétés visées par les audits des systèmes de gestion des situations d’urgence ont été sélectionnées à partir des données dont dispose l’Office sur la conformité et du modèle de classement des risques par priorité. Les audits avaient pour but d’évaluer le caractère adéquat des éléments du programme de gestion des situations d’urgence en matière de recensement des dangers et d’analyse des risques ainsi que de planification des mesures d’urgence pour les dangers relevés.
Dans le cadre de son programme d’audits 2017–2018, l’Office a réalisé des audits des programmes de gestion des situations d’urgence de quatre sociétés et des audits de l’état de préparation préalable à la construction de deux autres. Les exigences relatives aux audits ont été tirées du Règlement de l’Office national de l’énergie sur les pipelines terrestres (le « Règlement »). Les sociétés soumises aux audits ont depuis mis en place des plans de mesures correctives ou s’y affairent, et l’Office suit leurs progrès.
Pour plus d’information sur les conclusions des audits, veuillez consulter les rapports et protocoles accessibles dans le site Web de l’Office.
Attentes de l’Office
Bien qu’il soit ressorti des audits que les sociétés utilisaient des méthodes robustes et conformes aux exigences, ils ont aussi révélé des domaines où les méthodes peuvent être renforcées. À l’examen des résultats des audits réalisés au cours de l’exercice 2017–2018, l’Office a constaté plusieurs lacunes dans les systèmes de gestion qui pourraient être étudiées et corrigées par toutes les sociétés qu’il réglemente afin d’améliorer les systèmes de gestion et ces domaines opérationnels :
- Les sociétés n’assuraient pas une supervision et une surveillance satisfaisantes des activités de leurs entrepreneurs et plus particulièrement ce qui suit.
Les sociétés, comme titulaires des certificats, doivent établir et mettre en œuvre des programmes d’assurance de la qualité documentés et conçus pour assurer une surveillance satisfaisante des entrepreneurs, de manière à garantir l’exécution des travaux en conformité des obligations légales et des dispositions des contrats. Durant la construction d’un pipeline, les sociétés réglementées doivent se livrer à des activités de vérification de la conformité, par exemple des inspections, des audits et des examens de la gestion, à une fréquence appropriée, pour garantir la conformité et relever les éventuelles lacunes des programmes afin de mettre en place, rapidement et efficacement, des mesures de redressement. De même, des audits, des inspections et des activités de mesure des résultats et de surveillance doivent être exercés pour veiller à ce que le pipeline soit construit de manière à assurer son intégrité à long terme, la sécurité du public et la protection de l’environnement. [Alinéas 6.5(1)w), u) et x) et paragraphe 53(1) du Règlement]
Certaines sociétés étaient portées à s’en remettre à leurs entrepreneurs principaux ou généraux pour recenser les dangers liés à la construction et atténuer les risques. L’Office rappelle aux titulaires de certificats qu’il les tient responsables d’assurer la sécurité du public et la protection de l’environnement. Durant les activités de construction, l’Office s’attend à ce que les sociétés réglementées participent directement au recensement des dangers et à l’atténuation des risques à la sécurité du public et à l’environnement.
Des sociétés n’avaient pas intégré les activités de construction à leurs systèmes de gestion et géraient celles-ci en silo pour chaque projet, en s’appuyant sur des processus de système de gestion distincts sans liens entre eux. Cette façon d’agir entraîne des dédoublements de processus et de structures organisationnelles, qui créent de la confusion et nuisent à la communication. Durant les activités de construction, l’Office s’attend à ce que la gestion et la surveillance des activités opérationnelles soient entièrement intégrées aux processus et programmes du système de gestion de la société et dirigées en fonction de ceux-ci. [Article 6.1 du Règlement]
- Les sociétés doivent établir et mettre en œuvre des processus dans leurs systèmes de gestion qui, à dessein, soutiennent leurs activités. Au cours des audits, les sociétés étaient capables d’expliquer ce qu’elles faisaient et, parfois, de produire des dossiers, mais certaines n’ont pu fournir un processus documenté qui assurerait la reproductibilité et le caractère systématique du processus. Ces processus, et les procédures qui les appuient, doivent être entièrement documentés et explicites pour être reproductibles et uniformes. Ils doivent comprendre des mesures précises, y compris quant aux rôles, responsabilités et pouvoirs des personnes qui établissent, gèrent et mettent en œuvre le processus. [Paragraphes 6.5(1), (2) et (3) du Règlement]
- Dans certains cas, les sociétés ne pouvaient pas faire la preuve complète qu’elles disposaient de processus documentés pour élaborer des plans d’urgence pour se préparer aux événements anormaux pouvant se produire pendant les activités de construction, d’exploitation, d’entretien ou de cessation d’exploitation ou lors de situations d’urgence. Les sociétés s’en remettent à leurs plans d’intervention d’urgence et leur structure de gestion des situations d’urgence pour élaborer des plans en fonction des besoins. Or, les sociétés doivent passer en revue les dangers et dangers potentiels qu’elles ont recensés afin de dégager les circonstances qui sont raisonnablement susceptibles de se produire, et élaborer des plans d’urgence appropriés pour y faire face. Ce processus devrait comprendre une définition des critères devant servir à déterminer lorsqu’un nouveau plan d’urgence est nécessaire. [Alinéas 6.5(1)(r) et (t) du Règlement]
L’Office mettra ces apprentissages en pratique dans ses futures activités de vérification de la conformité des sociétés qu’il réglemente. Pour arriver à des systèmes de gestion et des programmes de protection bien conçus, il importe que toutes les sociétés saisissent l’occasion de tirer parti des enseignements des autres acteurs de l’industrie.
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