Guide sur la procédure en matière de divulgation confidentielle (dénonciation)

Guide sur la procédure en matière de divulgation confidentielle (dénonciation) [PDF 232 ko]

Message du premier dirigeant de l’Office national de l’énergie

Parmi les principales priorités de l’Office national de l’énergie figure l’obligation d’assurer la protection des travailleurs, de la population et de l’environnement. L’Office travaille en étroite collaboration avec les sociétés réglementées pour favoriser le respect des exigences de la Loi sur l’Office national de l’énergie et de ses règlements.Il est dans l’intérêt supérieur des sociétés réglementées et du public canadien de promouvoir l’établissement d’un environnement encourageant la conformité réglementaire dans les lieux de travail. La plupart des sociétés mettent tout en œuvre pour assurer et maintenir cette conformité réglementaire.

Les employés des sociétés réglementées jouent un rôle important à cet égard. Ces employés de première ligne sont les mieux placés pour observer ce qui se passe dans le lieu de travail. Lorsque des activités d’une société ne semblent pas concorder avec ses obligations réglementaires et juridiques, les employés doivent en informer leur employeur. La plupart du temps, la société intervient rapidement et résolument pour régler le problème. Mais, il arrive parfois que le signalement d’un employé ne donne pas lieu à la résolution du problème. Dans de tels cas, les employés des sociétés réglementées, ainsi que d’autres personnes, peuvent sentir le besoin de porter la situation à l’attention de l’organisme de réglementation.

Les programmes de divulgation confidentielle se sont révélés précieux pour permettre aux organisations d’être informées de détournements de biens, d’inconduites en milieu de travail et d’autres actes répréhensibles. De nombreuses entreprises au Canada et ailleurs dans le monde ont déjà intégré de tels programmes à leur modèle de gestion. L’Office a reçu des divulgations confidentielles dans le passé et il s’attend à ce que cela continue. Pour bien gérer ces signalements confidentiels, l’Office a besoin d’un processus officiel adapté à son rôle d’organisme de réglementation du secteur de l’énergie du Canada. La procédure en matière de divulgation confidentielle (dénonciation) procurera à l’Office le mécanisme fiable dont il a besoin pour recueillir et gérer efficacement les signalements faits par des Canadiens préoccupés.

L’Office appuie les employés et autres personnes qui veulent dénoncer de présumées situations de non-conformité dans les sociétés réglementées. Il reconnaît par ailleurs que de tels signalements sont délicats et peuvent exposer un employé ou une autre personne à des représailles. L’Office s’est engagé à instaurer une procédure pour protéger et conserver, dans la mesure du possible, la confidentialité des divulgations et l’anonymat de leurs auteurs.

La procédure en matière de divulgation confidentielle (dénonciation) incarne les valeurs d’intégrité, de leadership réglementaire et de responsabilité de l’Office. Elle lui procure un mécanisme fiable pour recueillir et évaluer les dénonciations d’employés de sociétés réglementées et d’autres personnes, tout en respectant les valeurs liées à l’application régulière de la loi et aux enquêtes impartiales au titre de la réglementation.

Original signé par :



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Peter Watson
président et premier dirigeant

Date :

Le 1er avril 2016

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Introduction

L’Office national de l’énergie est l’organisme de réglementation du secteur énergétique au Canada, notamment en matière de sécurité. Il traite tous les signalements de situations non conformes avec sérieux et, s’il s’avère que des exigences réglementaires ne sont pas respectées, il prend les mesures d’exécution appropriées. Une situation de non-conformité, par exemple, pourrait être une infraction à la Loi sur l’Office national de l’énergie et aux règlements qui met en cause la sûreté des pipelines et des installations, l’intégrité des pipelines, la protection de l’environnement, la gestion et la sécurité des interventions d’urgence et la prévention des dommages aux pipelines.

La procédure de divulgation confidentielle (dénonciation) de l’Office est fondée sur des pratiques exemplaires reconnues internationalement; elle normalise les activités de collecte, d’analyse et d’action concernant les signalements confidentiels visant des pipelines et des installations du ressort de l’Office.

Le présent guide vise à fournir ce qui suit à la population canadienne :

  • des renseignements sur la procédure de l’Office en matière de divulgation confidentielle;
  • des instructions sur la façon de signaler de présumées situations de non-conformité des sociétés relevant de la réglementation de l’Office;
  • un aperçu de la démarche l’Office pour faciliter le signalement de présumées situations de non-conformité, faire le suivi nécessaire et clore les dossiers.

Nous invitons les membres du public à consulter le présent guide au moment de signaler une situation qu’ils estiment être non conforme.

Mécanismes de signalement de l’Office

La procédure en matière de divulgation confidentielle (dénonciation) de l’Office le dote d’un mécanisme formel pour recueillir, analyser et traiter les signalements faits confidentiellement qui visent des activités liées aux pipelines et aux installations soumis à sa réglementation.

L’Office encourage depuis longtemps le signalement des situations de non-conformité qui concernent les sociétés de son ressort, et il est déterminé à procurer au public un mécanisme sûr, facile et anonyme pour lui transmettre des informations. À compter du 3 avril 2017, ClearView Connects (ClearView), un service de signalement confidentiel, recueillera les divulgations confidentielles pour le compte de l’Office. Les renseignements seront colligés, stockés et gérés de manière sécurisée, et toutes les informations susceptibles de révéler l’identité des dénonciateurs seront isolées des autres bases de données de l’Office.

Grâce à ce service, le public pourra transmettre des informations des trois façons suivantes :

  1. en ligne, sur un site Web sécurisé, à l’adresse www.clearviewconnects.com
  2. au téléphone, 24 heures sur 24, sept jours sur sept, à un téléphoniste de ClearView, au numéro sans frais de la ligne téléphonique spécialisée de l’Office, 1-866-358-1718;
  3. par la poste, à l’adresse suivante (boîte postale confidentielle) : C. P. 11017, Toronto (Ontario)  M1E 1N0.

Les signalements considérés comme des urgences seront acheminés à la ligne d’urgence de l’Office.

La tâche du dénonciateur

L’Office définit le terme « dénonciateur » comme étant une personne qui signale une présumée situation de non-conformité. Tous les renseignements peuvent être transmis par l’entremise du système de signalement de ClearView de la façon choisie par le dénonciateur (voir plus haut).

Le dénonciateur peut étayer son signalement de documents, de photos ou d’autres renseignements qui seront utiles à l’Office. La décision de joindre de tels documents lui revient entièrement. Dès lors qu’il a transmis un signalement, la tâche du dénonciateur est terminée. On ne lui demandera pas de mener, d’examiner, d’envisager ou d’analyser d’une quelconque façon une étape de l’enquête ou toute autre activité. La décision concernant la ligne de conduite à suivre relèvera exclusivement de l’Office.

Aucune indemnisation ne sera accordée pour la communication d’informations.

Pour de plus amples renseignements sur les types de renseignements que devrait inclure votre divulgation, veuillez consulter Lignes directrices à l’intention des dénonciateurs : signalement d’une présumée situation de non-conformité.

Renforcement de la confidentialité

L’Office n’est pas sans savoir qu’agir comme dénonciateur peut être difficile et causer un stress. C’est pour cette raison qu’il fait tout ce qui est en son pouvoir pour protéger l’anonymat des personnes qui signalent de présumées situations de non-conformité. Toutes les divulgations confidentielles sont recueillies par ClearView Connects, ce qui procure aux dénonciateurs un mode de communication sûr et fiable pour signaler de telles situations.

Avant de transmettre des informations, vous devrez faire une déclaration écrite pour indiquer si vous désirez conserver votre anonymat ou si vous renoncez à ce droit. Si vous choisissez de demeurer anonyme, la procédure de l’Office est établie de manière à maximiser la confidentialité et la sécurité des renseignements. Voici la démarche suivie pour protéger l’intégrité de ce processus :

  1. Seul le personnel de l’Office formé et membre du comité d’évaluation des divulgations est autorisé à prendre connaissance des signalements.
  2. Les divulgations écrites, les renseignements sur l’identité du dénonciateur, la correspondance avec celui-ci et tous les autres documents qui pourraient révéler son identité sont colligés, stockés, protégés et gérés, matériellement et électroniquement, de façon sécurisée. Toutes les informations susceptibles de révéler l’identité des dénonciateurs seront isolées des autres bases de données de l’Office.
  3. En outre, les documents sur supports papier et numérique (électronique) sont identifiés comme étant protégés.

Il importe toutefois de noter qu’en certaines circonstances, la loi peut obliger l’Office à communiquer des renseignements qui pourraient révéler l’identité du dénonciateur. Malgré tous nos efforts pour protéger vos renseignements personnels, l’Office ne peut pas garantir une confidentialité absolue. Vous serez informé à l’avance si des documents vous identifiant seront divulgués pour se conformer à la loi.

Les décisions relatives aux activités de vérification de la conformité, à la ligne de conduite à suivre et à la conclusion de l’enquête relèvent exclusivement de l’Office.

Modèle de divulgation confidentielle : démarche adoptée à la suite d’un signalement

Le modèle de l’Office concernant les divulgations confidentielles comporte quatre étapes distinctes.

  • Réception – L’Office reçoit une divulgation confidentielle d’un dénonciateur par l’entremise de ClearView. Tous les renseignements risquant de révéler l’identité du dénonciateur, le cas échéant, sont supprimés avant toute autre action. Si une divulgation est transmise directement à l’Office, son personnel encourage le dénonciateur à communiquer ses informations par l’entremise du système de ClearView afin de garantir le respect du processus.
  • Évaluation – L’Office étudie la divulgation et détermine la ligne de conduite à adopter.
  • Mesure – L’Office prend les mesures nécessaires pour donner suite à la divulgation, ce qui peut comprendre des activités de vérification de la conformité ou le renvoi du dossier à une autre autorité légitime ou à un autre organisme de réglementation.
  • Conclusion – Les cas dénoncés sont ensuite clos, avec ou sans mesures d’exécution. Voici des exemples de situations pour lesquelles aucune mesure d’exécution pourrait n’être prise : le dossier est fermé parce que les renseignements fournis sont insuffisants; l’affaire ne relève pas de la compétence de l’Office ou n’est pas dans l’intérêt public (parmi les facteurs pris en considération, il y a le délai d’examen et la gravité de l’allégation); une activité de vérification de la conformité a été menée.

Lignes directrices à l’intention des dénonciateurs : signalement d’une présumée situation de non-conformité

L’Office étudie toutes les allégations de non-conformité qui lui sont transmises en appliquant sa procédure en matière de divulgation confidentielle (dénonciation). Les présentes lignes directrices visent à vous aider à fournir des informations complètes, afin que l’Office puisse agir le plus rapidement possible. Les divulgations doivent comporter des renseignements précis, notamment :

  • les dates et les lieux exacts des présumées situations de non-conformité;
  • le nom de l’installation ou du pipeline concerné;
  • si possible, les infractions précises à la Loi ou aux règlements;
  • le nom des personnes qui ont apparemment commis un acte de non-conformité ou qui sont sur le point de le faire;
  • l’identité des témoins ou des personnes pouvant être au courant de la présumée situation de non-conformité;
  • l’information à savoir si la présumée situation de non-conformité a été signalée à la société;
  • l’information sur la réaction de la société à la suite du signalement interne de la présumée situation;
  • les raisons pour lesquelles la société n’a pas été avisée de la présumée situation de non-conformité, le cas échéant;
  • d’autres renseignements, par exemple des documents, des rapports d’incident, des photos, etc. La décision de fournir de tels renseignements incombe exclusivement au dénonciateur.
  • les conséquences tangibles de la présumée situation de non-conformité (blessures, dommages matériels et environnementaux, etc.);
  • les représailles ou menaces de représailles à l’endroit du dénonciateur ou des autres personnes;
  • la confirmation que le cas a déjà été signalé à l’Office, s’il y a lieu.

Dénonciation par écrit ou verbalement

Les dénonciations peuvent être transmises par écrit, au moyen d’un formulaire, ou verbalement. Plusieurs raisons militent en faveur de la première méthode, car elle présente des avantages pour l’Office et le dénonciateur, notamment :

  • Des renseignements importants peuvent être omis, mal interprétés ou mal compris par les deux parties s’ils sont transmis verbalement.
  • Si un dénonciateur subit des représailles, il doit pouvoir démontrer qu’il a signalé la présumée situation de non-conformité. Une divulgation faite par écrit permet de constituer un dossier beaucoup plus solide.
  • Les communications écrites représentent souvent la meilleure façon de préserver l’anonymat, parce que le dénonciateur détermine le contenu de sa divulgation et peut fournir moins de renseignements personnels.

Étude des éléments d’une divulgation

Le contenu et l’exactitude de la divulgation sont des aspects importants pour permettre l’étude efficace de l’allégation. Au nombre des éléments et des facteurs qui peuvent influer sur l’étude d’une divulgation, on compte ceux-ci :

  • Bonne foi – L’Office ne donnera pas suite aux divulgations non fondées ou faites à des fins d’extorsion.
  • Situation de non-conformité – Les activités signalées doivent correspondre à la définition de situation de non-conformité de l’Office.
  • Caractère récent de la présumée situation de non-conformité – Les présumées situations de non-conformité qui remontent à plusieurs mois ou plusieurs années peuvent être difficiles à vérifier et à prouver. Plus la dénonciation est faite rapidement, mieux cela vaut.
  • Qualité de la divulgation – Les divulgations fondées sur de l’information indirecte, des comptes rendus vagues et des généralités sont généralement plus difficiles à prouver.
  • Compétence de l’Office – Les divulgations doivent être du ressort de l’Office, sinon, le dossier peut être fermé ou l’affaire renvoyée à une autre autorité légitime compétente.
  • Intérêt public – Le comité d’évaluation des divulgations déterminera s’il est dans l’intérêt public de donner suite à la divulgation.

Suivi et ligne de conduite

Phase d’examen de la divulgation

Après avoir mené une évaluation préliminaire du signalement, l’Office décidera de la ligne de conduite à adopter. Les étapes qui suivent pourraient faire partie de la démarche :

  • Demande de renseignements supplémentaires au dénonciateur – Si l’Office juge nécessaire d’obtenir des renseignements supplémentaires du dénonciateur avant de rendre une décision éclairée, il communiquera avec celui-ci par l’entremise de ClearView. Il incombera au dénonciateur de vérifier ses messages sur le système de signalement. Le dénonciateur n’a aucune obligation de répondre aux demandes de renseignements supplémentaires.
  • Présumée situation de non-conformité hors du champ de compétence de l’Office – Si la présumée situation de non-conformité ne relève pas de la compétence de l’Office, aucune mesure ne sera prise. Le dénonciateur en sera informé par l’entremise du système de signalement.
  • Aucun suivi nécessaire – Si, après examen, il s’avère que la divulgation ne justifie pas une activité de vérification de la conformité parce qu’elle ne satisfait pas aux exigences établies, le dossier peut être fermé. Le dénonciateur en sera informé par l’entremise du système de signalement.
  • Assignation du dossier à un spécialiste en vue d’une vérification de la conformité – Si, après examen, il s’avère que la divulgation justifie des activités de vérification de la conformité, le dossier sera confié à un spécialiste. Celui-ci ne recevra qu’une version modifiée de la divulgation originale du dénonciateur. Une fois que les activités de vérification de la conformité seront terminées et, au besoin, que des mesures d’exécution auront été prises, le dénonciateur en sera informé par l’entremise du système de signalement.

Représailles

Toutes les personnes qui communiquent des informations concernant de présumées situations de non-conformité bénéficieront d’une protection. L’alinéa 6.3(1)a) du Règlement de l’Office national de l’énergie sur les pipelines terrestres exige que les sociétés réglementées établissent une politique relative aux rapports internes sur les dangers, dangers potentiels, incidents et quasi-incidents, qui indique notamment les conditions dans lesquelles la personne qui les signale peut se voir accorder l’immunité contre d’éventuelles mesures disciplinaires. L’Office a comme mandat d’examiner de telles politiques en vertu de ce règlement.

Outre le non-respect de cet article, l’Office n’a pas le pouvoir de contraindre une société réglementée à réembaucher une personne qui a été congédiée. Si un dénonciateur fait une allégation de représailles auprès de l’Office, l’affaire est consignée et évaluée et l’Office peut prendre des mesures.

Glossaire

Loi : Loi sur l’Office national de l’énergie

société : société réglementée par l’Office. Les sociétés réglementées par l’Office sont tenues de faire autoriser ou approuver diverses activités et doivent se conformer à la Loi sur l’Office national de l’énergie, à la Loi sur les opérations pétrolières au Canada, à la Loi fédérale sur les hydrocarbures ainsi qu’à d’autres lois du Canada.

indemnisation : récompense, paiement, contrepartie, indemnité, offre d’emploi, véritable emploi ou tout autre avantage.

outils de vérification de la conformité : mécanismes auxquels a recours l’Office pour vérifier le respect de la Loi et des règlements. Ces outils comprennent les audits, les inspections, les réunions sur la conformité et les enquêtes.

procédure en matière de divulgation (dénonciation) confidentielle : ensemble des mécanismes opérationnels, administratifs et stratégiques permettant de recueillir les dénonciations de présumées situations de non-conformité visant des sociétés réglementées, de les évaluer, de mener une enquête et d’arriver à une conclusion.

divulgation : signalement écrit confidentiel d’une présumée situation de non-respect de la Loi et des règlements. Une divulgation peut être faite de façon anonyme, mais elle doit être soumise à l’Office par écrit.

comité d’évaluation des divulgations : Le comité chargé de l’examen des divulgations fait ce qui suit :

  • Mène une évaluation préliminaire de la divulgation;
  • Détecte les problèmes graves qui peuvent exiger une intervention immédiate;
  • Demande, au besoin, des renseignements supplémentaires au dénonciateur par l’entremise de ClearView. Une demande de renseignements supplémentaires adressée au dénonciateur reste ouverte pendant trois semaines;
  • Détermine la gravité de la présumée situation de non-conformité;
  • Cerne les allégations précises de non-conformité;
  • Détermine s’il y a suffisamment de renseignements pour mener des activités de vérification de la conformité;
  • Détermine d’autres affaires qu’il conviendrait de traiter par suite de la divulgation;
  • Juge si la présumée situation de non-conformité est dans le champ de compétence de l’Office.

urgence : événement, réel ou imminent, se produisant hors de la portée des activités normales qui...

  1. constitue une importante menace réelle et imminente pour la santé ou la sécurité des personnes, des biens ou de l’environnement;
  2. a causé une blessure grave à une personne;
  3. exige la coordination de ressources pour protéger la santé ou la sécurité des personnes, des biens ou de l’environnement afin de limiter le préjudice réel ou imminent.

outils d’exécution : mécanismes auxquels a recours l’Office pour assurer la conformité, dissuader les cas de non-conformité et prévenir les préjudices.

environnement : s’entend au sens de l’article 2 de la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale (2012).

bonne foi : motif raisonnable de croire qu’une situation de non-conformité s’est réellement produite. Une divulgation faite de bonne foi auprès de l’Office n’est pas sans fondement ni faite aux fins d’extorsion; elle n’est pas non plus une déclaration de grief professionnel.

Office : l’Office national de l’énergie créé par l’article 3 de la Loi.

non-conformité : infraction à la Loi ou à un règlement pris sous le régime de celle-ci.

renseignement personnel : s’entend de l’information définie à l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

intérêt public : l’intérêt public englobe toute la population canadienne et consiste en un équilibre entre les intérêts économiques, environnementaux et sociaux qui change en fonction de l’évolution des valeurs et des préférences de la société.

règlement : s’entend d’un règlement pris sous le régime de la Loi.

représailles : mesures prises ou dirigées contre un dénonciateur parce qu’il a demandé conseil sur la façon de dénoncer une situation, présenté une divulgation, collaboré à une enquête, refusé de participer à une situation de non-conformité ou agi conformément à la Loi. Les représailles comprennent des mesures injustifiées relatives à l’emploi, comme les suivantes :

  1. congédiement, mise à pied, suspension, rétrogradation ou mutation, interruption ou abolition d’un emploi, changement du lieu de travail, diminution salariale, changement des heures de travail ou réprimande;
  2. mesures disciplinaires injustifiées;
  3. mesures autres que celles qui sont prévues aux points a) et b), qui nuisent à l’emploi d’une personne ou à ses conditions de travail, comme le harcèlement, l’intimidation, l’humiliation ou l’évitement;
  4. menace de prendre les mesures énumérées aux points a) à c).

spécialiste : employé de l’Office qui est qualifié, formé et chargé de faire des inspections ou des enquêtes, selon le cas.

dénonciateur : personne qui dénonce de manière confidentielle à l’Office une présumée situation de non-conformité. Un dénonciateur peut garder l’anonymat.

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