Audit du Bureau du vérificateur général – Mesures correctives de l’Office – Tableau de suivi – Rapport de l’automne 2015 de la commissaire à l’environnement et au développement durable sur la surveillance des pipelines réglementés au palier fédéral

Automne 2015 – Rapports de la commissaire à l’environnement et au développement durable

 

Mesures correctives de l’Office
Recommandation Mesure corrective Date du début Date d’achèvement prévue Date d’achèvement réelle Commentaires
L’Office national de l’énergie devrait systématiquement vérifier si les conditions d’approbation des pipelines sont respectées et documenter le travail de surveillance de façon appropriée. Cela devrait notamment comprendre le fait d’informer les sociétés du degré de réalisation des conditions.

Réponse de l’Office L’Office est d’accord. Même si l’Office national de l’énergie vérifie déjà si les sociétés respectent les conditions imposées pour l’approbation d’un pipeline à toutes les étapes du cycle de vie de celui-ci, il s’engage à documenter le travail de surveillance de façon plus rigoureuse.

D’ici décembre 2016, l’Office améliorera ses processus et les rendra plus limpides de telle manière à assurer un suivi et à produire une documentation plus systématiques quant au respect des conditions d’approbation d’un pipeline par les sociétés, et il donnera une formation aux membres de son personnel sur les nouveaux processus alors en vigueur.

Dans le contexte des conditions d’approbation d’un pipeline, l’Office évalue tous les documents déposés par les sociétés et informe officiellement ces dernières lorsqu’elles ont rempli les conditions en question. D’ici décembre 2016, il réalisera une analyse visant à déterminer si un avis officiel aux sociétés à l’égard du degré de réalisation d’autres types de conditions est approprié et, le cas échéant, il établira la manière de procéder et le calendrier d’exécution. L’analyse tiendra compte du fait que certaines conditions d’approbation s’appliquent de façon continue pendant la totalité ou une partie du cycle de vie d’un pipeline.
Examiner les conditions passées d’approbation des pipelines afin de vérifier que l’information sur la conformité est documentée. Novembre 2015 Septembre 2016 TERMINÉ
Décembre 2016
L’information sur la conformité relativement à toutes les conditions d’approbation des projets de 2005 à 2015 a été examinée et documentée. En 2016, un processus mis à jour d’assurance de la qualité a été mis en œuvre pour la documentation en rapport avec toutes les nouvelles conditions et le personnel a été dûment formé.
Mettre à jour les processus opérationnels afin d’assurer la documentation du degré de réalisation des conditions pour tous les nouveaux projets approuvés. Novembre 2015 Avril 2016 TERMINÉ

Décembre 2015
Les processus opérationnels ont été révisés afin d’assurer que le degré de réalisation des conditions pour tous les projets futurs est documenté. Les révisions comprennent des directives qui exigent la saisie de dates de suivi par le personnel et l’affectation d’employés au suivi des conditions. Dans le cadre de l’actualisation de son système, l’Office compte automatiser et simplifier les processus.
Adopter une méthodologie pour communiquer l’information sur la conformité aux conditions. Décembre 2015 Septembre 2016 TERMINÉ

Février 2016
Un tableau présentant l’information sur la conformité aux conditions pour tous les projets approuvés depuis 2010 est en ligne depuis le 22 février 2016. L’information sera mise à jour trimestriellement ou au besoin.
Communiquer l’information sur la conformité des sociétés conformément au nouveau processus. Novembre 2015 Décembre 2016  TERMINÉ

Février 2016
L’information sur la conformité aux conditions pour tous les projets approuvés depuis 2010 est en ligne depuis le 22 février 2016 et sera mise à jour trimestriellement. D’autres mécanismes de communication de l’information sur la conformité seront envisagés dans le cadre d’un vaste projet d’évaluation des besoins relatifs à l’information et aux données (voir ci-dessous).
L’Office national de l’énergie devrait vérifier systématiquement si les mesures correctives imposées en présence de situations de non-conformité ont été prises à l’intérieur des délais impartis. Cela comprend le fait d’aviser les sociétés lorsque la mesure corrective est jugée satisfaisante. L’Office devrait intégrer ce travail aux améliorations requises aux systèmes de gestion de l’information.

Réponse de l’Office L’Office est d’accord. L’Office national de l’énergie assure le suivi de toutes les situations de non-conformité relevées et vérifie si des mesures correctives ont été prises pour les corriger. Il a déjà beaucoup progressé lorsqu’il s’agit de permettre une vérification plus systématique de la mise en œuvre des mesures correctives et il s’engage à poursuivre dans cette voie.

D’ici juin 2016, il apportera de nouvelles améliorations à ses processus de suivi des mesures correctives de manière à les rendre plus limpides et à tirer profit du travail qu’il a déjà accompli à cet égard. Toujours d’ici juin 2016, l’Office apportera des éclaircissements au sujet des conséquences auxquelles les sociétés peuvent s’attendre si elles ne prennent pas les mesures correctives prescrites dans les délais requis.

L’Office communique de différentes façons, notamment au moyen d’ordonnances et d’ordres d’un inspecteur, ses attentes et ses exigences aux sociétés lorsque celles-ci doivent corriger des situations de non-conformité. L’échéance de juin 2016 vaut également pour des améliorations à apporter aux processus et aux outils de l’Office de manière à ce qu’au besoin, ce dernier informe de façon cohérente les sociétés lorsqu’il juge à sa satisfaction que les mesures correctives qu’il leur a imposées ont été prises. Le personnel recevra une formation sur les processus à jour.
Réviser et mettre à jour les documents se rattachant aux non-conformités passées. Novembre 2015 Juillet 2016 TERMINÉ

Juin 2016
 La documentation relative à toutes les non-conformités en suspens a été vérifiée et mise à jour dans le système électronique.
Mettre à jour les processus pour que les délais applicables aux mesures correctives soient clairement indiqués. Juin 2015 Avril 2016 TERMINÉ

Août 2015
Des processus opérationnels et un nouveau système ont été mis en place pour documenter les délais applicables à chaque mesure corrective imposée à la suite d’une inspection sur le terrain. L’Office a lancé la version d’essai d’un nouveau système électronique, lequel permet aux inspecteurs sur le terrain de consigner toutes les principales étapes du processus d’inspection et exige un suivi des délais applicables aux mesures correctives imposées aux sociétés. La première étape du projet est complétée et d’autres améliorations du système sont en cours afin de faciliter l’utilisation et d’ajouter d’autres fonctionnalités.
Déterminer le mécanisme approprié pour aviser les sociétés de l’état des mesures correctives. Août 2015 Septembre 2016 TERMINÉ

Avril 2016
La seconde étape du nouveau système de suivi des non-conformités est terminée. Les sociétés seront informées de façon proactive, par l’entremise du nouveau système, de l’état de l’évaluation des mesures correctives menée par l’Office.
Mettre en œuvre un mécanisme de communication de l’état des mesures correctives. Août 2015 Septembre 2016 TERMINÉ

Juin 2016
La seconde étape du nouveau système de suivi des non-conformités est terminée. La mise en service a eu lieu le 23 juin 2016. L’état des mesures correctives est maintenant communiqué aux sociétés par l’entremise du nouveau système.
L’Office national de l’énergie devrait évaluer ses besoins en gestion de l’information et des données et y répondre. Il devrait s’assurer que ses exigences en la matière cadrent avec les processus opérationnels essentiels en place.

Réponse de l’Office L’Office est d’accord. En 2015, l’Office national de l’énergie a pris des mesures importantes afin de moderniser ses systèmes à l’égard de certains processus opérationnels essentiels, notamment en créant un système de signalement d’événement en ligne et au moyen de l’application électronique ORCA, portant sur les exigences réglementaires propres au secteur des opérations. L’élaboration de ces systèmes a permis à l’Office d’apporter des éclaircissements pour ce qui est des données et de l’information dont il a besoin dans les rapports d’incident ainsi qu’au moment des inspections.

L’Office continuera de chercher à s’améliorer dans le domaine de la gestion des données. Pendant l’exercice 2016-2017, l’Office mettra en œuvre une autre série de mesures afin d’évaluer ses besoins en gestion d’information et de données et d’y répondre. Un système intégré plus exhaustif permettra de mieux répondre à ces besoins pour ce qui est des processus opérationnels essentiels, comme les inspections, les audits et la mise en application.
Terminer l’élaboration de nouveaux systèmes pour recueillir des données et de l’information dans le cadre des inspections de l’Office. Août 2015 Septembre 2016 TERMINÉ

Juin 2016
Grâce au nouveau système électronique de production de rapports d’inspection, ces derniers sont maintenant publiés en ligne. La seconde étape de l’élaboration du système est terminée. La mise en service a eu lieu le 23 juin 2016. Le nouveau système permet une collecte efficace des données issues des inspections sur le terrain.
Retenir les services d’un consultant pour réviser les processus opérationnels et les besoins connexes en gestion des données et recommander une voie à suivre. Décembre 2015 Juin 2016 TERMINÉ

Juin 2016
Les services d’un consultant ont été retenus et les processus opérationnels ainsi que les besoins en gestion des données sont en cours de révision. Il s’agit d’une étape fondamentale en vue de l’amélioration des systèmes de gestion des données de l’Office. Les résultats de la révision serviront à façonner les plans de projet afin d’apporter des améliorations ciblées au système de données, qui renforceront les initiatives d’amélioration déjà en cours. L’Office a appuyé l’étape suivante de ce travail, qui prévoit l’élaboration d’un plan de projet (voir la mesure suivante).
Achever le plan de projet pour la conception ou le choix des outils qui favoriseraient l’analyse efficace de l’information provenant des processus de conformité de l’Office. Mai 2016 Décembre 2016 TERMINÉ

Décembre 2016
L’Office a élaboré une feuille de route, constitué un portefeuille des projets visant les réseaux et adopté un plan pour repérer l’information voulue au sujet de ces projets en vue de l’adoption d’un ordre prioritaire qui accroîtra le degré d’efficience de l’analyse de la conformité.
L’Office national de l’énergie devrait accroître l’accès du public à l’information sur la conformité des sociétés aux conditions d’approbation des pipelines. Il devrait en particulier s’assurer que son site Web est conçu de manière à ce que le public puisse accéder facilement et efficacement à l’information.

Réponse de l’Office L’Office est d’accord. À l’heure actuelle, l’Office national de l’énergie publie sur son site Web des renseignements clés sur la conformité et la mise en application, cherchant ainsi à fournir toute l’information pertinente sur les mesures qu’il prend à cet égard d’une manière claire et accessible. En outre, son site Web contient déjà certaines données sur la conformité aux conditions d’approbation des pipelines par les sociétés et cette information sera bonifiée. D’ici décembre 2016, l’Office commencera à mettre en œuvre son plan visant à faciliter l’accès du public aux renseignements sur le degré de réalisation des conditions d’approbation des pipelines. Tout cela se fera dans l’optique de son engagement d’améliorer ses processus et de les rendre plus limpides de manière à ce que le respect de telles conditions par les sociétés soit vérifié et documenté, de façon systématique et cohérente.
Renforcer la convivialité de l’interface publique du dépôt central des documents de réglementation de l’Office. Janvier 2015 Décembre 2016 TERMINÉ

Décembre 2016
L’Office a renforcé la convivialité de l’interface utilisateur du dépôt central des documents qui permet au public de rechercher et de trouver facilement l’information reliée aux conditions, ainsi que les nombreux autres dépôts réglementaires effectués devant lui.
Mettre à jour les processus opérationnels internes afin de faciliter la publication en ligne de l’information sur la conformité aux conditions. Novembre 2015 Avril 2016 TERMINÉ

Février 2016
Les processus opérationnels ont été mis à jour pour que l’information sur la conformité aux conditions soit recueillie de manière à en faciliter la communication. Les processus ont été mis à jour afin de permettre la publication en ligne de cette information. L’information sur la conformité à toutes les conditions imposées de 2010 à aujourd’hui est maintenant en ligne.
Élaborer un projet en vue de mettre à jour les systèmes de TI afin d’accroître l’efficacité de la mise en ligne de l’information sur la conformité aux conditions. Avril 2016 Décembre 2016 TERMINÉ

Décembre 2016

Le grand projet de modernisation des systèmes de TI dont il a été fait mention plus haut dans ce tableau en est un qui se concentre sur une meilleure collecte de l’information sur les conditions et de meilleurs rapports à ce sujet, notamment l’état actuel des choses.

Mettre en ligne l’information sur la conformité aux conditions. Novembre 2016 Décembre 2016 TERMINÉ

Février 2016
L’information sur la conformité aux conditions est en ligne depuis le 22 février 2016. Le tableau de conformité aux conditions a été mis à jour le 6 mai et sera actualisé trimestriellement.
Compte tenu des nouvelles responsabilités qui lui incomberont aux termes de la Loi sur la sûreté des pipelines (qui doit entrer en vigueur en juin 2016), l’Office national de l’énergie, en consultation avec Ressources naturelles Canada, devrait regrouper les risques relevés durant les diverses activités d’évaluation dans une seule évaluation de tous les dangers en vue de façonner son plan de gestion des situations d’urgence.

Réponse de l’Office L’Office est d’accord. L’évaluation des risques fait partie intégrante de la gestion des situations d’urgence et du processus décisionnel de l’Office, qui mène diverses activités en ce sens et qui est tout à fait prêt à intervenir en cas d’urgence mettant en cause un pipeline. Il continue d’évaluer les risques dans le cadre de son rôle de surveillance réglementaire, à l’intérieur d’une démarche intégrée à l’échelle de tout le gouvernement.

L’Office considère que la gestion des situations d’urgence est prioritaire et nécessite une coordination entre les différents partenaires pour être efficace. Il a cerné et mis en œuvre de façon proactive des mesures précises visant une amélioration non seulement dans des secteurs dont il est responsable, mais aussi dans le but d’exercer son leadership afin de réunir toutes les parties prenantes pertinentes.

L’Office juge favorablement la Loi sur la sûreté des pipelines. Il s’agit d’une mesure de renforcement de la législation qui donne accès à davantage d’outils pour la protection des Canadiens et de l’environnement.

Dans l’intérêt d’une amélioration continue, l’Office apprécie la recommandation. Pour ce qui est de ses autres projets clés de gestion des situations d’urgence qui sont en cours, il regroupera, d’ici juin 2016, les résultats des diverses activités d’évaluation des risques dont il s’acquitte pour remplir son mandat en un seul document central et, ce faisant, il consultera Ressources naturelles Canada au besoin. Ce regroupement permettra d’expliquer de quelle manière les activités d’évaluation des risques de l’Office sont intégrées aux autres mesures de préparation clés qu’il prend, du type par exemple des marches à suivre pour une intervention d’urgence.
Regrouper les diverses activités d’évaluation des risques de l’Office dans le plan stratégique de gestion des urgences. Octobre 2015 Juin 2016 TERMINÉ

Juin 2016
L’Office a regroupé ses activités de gestion des risques et a commencé à parachever le rapport avec d’autres organismes fédéraux.
Être prêt à mettre en œuvre la nouvelle version du plan stratégique de gestion des urgences. Janvier 2016 Juin 2016 TERMINÉ

Juin 2016
L’Office est prêt à mettre en œuvre la nouvelle version du plan stratégique de gestion des urgences avant l’entrée en vigueur de la Loi sur la sûreté des pipelines. L’équipe de gestion des urgences de l’Office et le groupe interne de sécurité ministérielle ont collaboré pour faire en sorte que l’élaboration, la communication et l’harmonisation du plan stratégique de gestion des urgences sont adéquates. Le système de commandement en cas d’incident de l’Office regroupe des employés formés pour intervenir en situation d’urgence. L’Office poursuivra la formation et les exercices, ce qui comprend l’amélioration continue du plan stratégique de gestion des urgences et des exigences de continuité de ses activités.
L’Office national de l’énergie devrait revoir l’évaluation de l’ensemble de ses ressources et, au besoin, en consultation avec d’autres autorités compétentes au palier fédéral, il devrait explorer plus avant certaines avenues pour circonscrire et surmonter les obstacles au recrutement ainsi qu’au maintien en poste de membres clés du personnel.

Réponse de l’Office L’Office est d’accord. L’Office national de l’énergie est déterminé à attirer dans ses rangs du personnel hautement compétent, à l’y maintenir et à lui permettre de s’y épanouir. Il y est jusqu’à maintenant parvenu grâce à l’adoption de diverses stratégies et mesures qui ont permis d’atténuer les risques associés au recrutement ainsi qu’au maintien en poste de personnel.

Les obstacles à ce chapitre ne se posent pas qu’à l’Office, mais aussi à d’autres employeurs au Canada, notamment dans le secteur pétrolier et gazier. L’Office continuera à chercher des solutions constructives et adaptées pour attirer dans ses rangs des personnes hautement compétentes, et les y maintenir. Dans ce but, il consultera au besoin d’autres autorités compétentes au palier fédéral.

D’ici avril 2016, l’Office mènera à terme une évaluation à jour de sa capacité technique pour le sous-groupe ingénierie de la famille d’emplois réunissant ingénierie et sécurité. Il continuera en outre d’effectuer une évaluation de l’ensemble de ses ressources sur une base permanente.
Cibler les postes clés et classer les activités de dotation par ordre de priorité. Avril 2015 Avril 2016 TERMINÉ

Août 2015
Un plan de dotation a été élaboré en vue d’amorcer le recrutement pour des postes clés du Secteur des opérations.
Mener les processus de dotation en vue de pourvoir les postes clés. Août 2015 Avril 2016 TERMINÉ

Avril 2016
Des mesures de dotation sont lancées pour tous les postes en ingénierie et en sécurité qui ont été prévus en août 2015. Dix-huit nouveaux employés ont été embauchés dans les domaines de la sécurité et de l’ingénierie.
Évaluer les besoins en personnel à long terme pour le sous-groupe ingénierie de la famille d’emplois réunissant ingénierie et sécurité. Janvier 2016 Avril 2016 TERMINÉ

Mai 2016
Une évaluation des besoins en personnel à long terme dans le domaine de l’ingénierie a été effectuée. Cela aidera l’Office à façonner ses plans de dotation futurs.
Améliorer le suivi des résultats de dotation. Janvier 2016 Avril 2016 TERMINÉ

Avril 2016
Le suivi des résultats de dotation a été augmenté afin de produire des rapports trimestriels précis sur les progrès réalisés.
Structurer le suivi des mesures novatrices mises en œuvre pour recruter et maintenir du personnel clé. Janvier 2016 Mai 2016 TERMINÉ

Avril 2016
Le suivi des mesures a été structuré afin de rendre compte des progrès.
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